КАМ’ЯНСЬКО-ДНІПРОВСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ ЗАПОРІЗЬКОЇ ОБЛАСТІ

КАМ’ЯНСЬКО-ДНІПРОВСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ ЗАПОРІЗЬКОЇ ОБЛАСТІ

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я
голови районної державної адміністрації

13.10.2011 № 466

Про затвердження Порядку проведення особистих прийомів громадян та Порядку проведення особистих виїзних прийомів громадян керівництвом Кам’янсько-Дніпровської районної державної адміністрації
Зареєстровано в Кам’янсько-Дніпровському
районному управлінні юстиції
05 грудня 2011р. за № 13/315

Керуючись ст. 25 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», Законом України «Про звернення громадян», Указом Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», постановами Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» (зі змінами та доповненнями), від 24.09.2008 № 858 «Про затвердження Класифікатора звернень громадян» (зі змінами та доповненнями), з метою забезпечення реалізації прав громадян на звернення:

1 Затвердити Порядок проведення особистих прийомів громадян керівництвом Кам’янсько-Дніпровської районної державної адміністрації (додається).

2
2 Затвердити Порядок проведення особистих виїзних прийомів громадян керівництвом Кам’янсько-Дніпровської районної державної адміністрації (додається).

3 Загальному відділу апарату районної державної адміністрації забезпечити:
3.1 складання та подання голові Кам’янсько-Дніпровської районної державної адміністрації на затвердження графіку виїзних особистих прийомів щомісячно до 25 числа;
3.2 своєчасне їх розміщення в засобах масової інформації, на стенді в холі приміщення Кам’янсько-Дніпровської районної державної адміністрації.

4 Визнати такими, що втратили чинність
4.1 Порядок проведення особистого прийому громадян у Кам’янсько-Дніпровській райдержадміністрації, який зареєстровано в Кам’янсько-Дніпровському районному управлінні юстиції 05.04.2006 за № 15/199;
4.2 Порядок проведення виїзних особистих прийомів громадян керівництвом Кам’янсько-Дніпровської райдержадміністрації, який зареєстровано в Кам’янсько-Дніпровському районному управлінні юстиції 05.04.2006 за № 16/200.

5 Пункти 1,2,4-6 розпорядження голови районної державної адміністрації від 24.03.2006 №115 „Про порядок розгляду письмових звернень, проведення особистого прийому, виїзних особистих прийомів громадян та прямих телефонних ліній у Кам’янсько-Дніпровській райдержадміністрації”, яке зареєстровано в Кам’янсько-Дніпровському районному управлінні юстиції 05.04.2006 за № 14/198 виключити, у зв’язку з чим пункт 3 уважати відповідно пунктом 1, пункти 7-9 відповідно 2-4.

6 Контроль за виконанням розпорядження покласти на заступника керівника апарату, начальника відділу організаційної роботи апарату райдержадміністрації Грігу Я.І.

7 Розпорядження набуває чинності з моменту офіційного оприлюднення.

Голова районної
державної адміністрації С.В.Панкєєв

ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови районної
державної адміністрації
13.10.2011 № 466

Зареєстровано в Кам’янсько-Дніпровському
районному управлінні юстиції
05 грудня 2011р. за № 13/315

ПОРЯДОК
проведення особистих прийомів громадян керівництвом Кам’янсько-Дніпровської районної державної адміністрації
1 Організація особистих прийомів громадян (далі – прийом) керівництвом Кам’янсько-Дніпровської районної державної адміністрації (далі – райдержадміністрація) здійснюється відповідно до Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування».
2 Прийом в райдержадміністрації проводиться головою райдержадміністрації, першим заступником та заступниками голови, керівником апарату райдержадміністрації відповідно до функціонального розподілу обов’язків, з питань, які належать до повноважень райдержадміністрації, не рідше двох разів на місяць.
3 Голова райдержадміністрації проводить прийом громадян на другому поверсі у кабінеті №2, на I поверсі: перший заступник голови райдержадміністрації у кабінеті №13, заступники голови райдержадміністрації у кабінетах № 14, 15 за адресою: м. Кам’янка-Дніпровська, вул.Набережна, 87.
4 Прийом Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», проводиться першочергово, особисто головою райдержадміністрації або, під час його відсутності, виконуючим його обов’язки заступником, якщо заявник не бажає звернутися до іншої посадової особи.
5 Прийоми громадян проводяться згідно із затвердженим графіком, за попереднім записом заявників. Графік прийомів громадян затверджується окремим розпорядженням голови райдержадміністрації.
6 Графік прийомів доводиться до відома громадян шляхом оприлюднення на веб-порталі райдержадміністрації, в районній газеті «Новини дня», КП „Радіо-Кам’янка” Кам’янсько-Дніпровської районної ради та розміщується на стенді, який розташований на I поверсі приміщення райдержадміністрації.
Загальний відділ апарату райдержадміністрації відповідає за оновлення графіку прийомів на стенді та своєчасне подання інформації для розміщення відповідно на веб-порталі райдержадміністрації, на сторінках районної газети «Новини дня» та КП „Радіо-Кам’янка” Кам’янсько-Дніпровської районної ради.
7 Попередній запис на прийом до голови райдержадміністрації здійснюється працівником приймальні райдержадміністрації у кабінеті №3, або за телефоном: (06138) 3-35-93. Попередній запис на прийом до першого заступника та заступників голови, керівника апарату райдержадміністрації здійснюється у кабінеті № 12 або за телефоном: (06138) 3-33-53, щоденно протягом робочого тижня, впродовж робочого часу (з 8:00 до 17:00 з понеділка по четвер включно та з 8:00 до 15:45 щоп’ятниці з перервою на обід з 12:00 до 12:45), і закінчується наприкінці робочого дня, що безпосередньо передує дню прийому.
8 Під час попереднього запису на прийом працівники кабінетів райдержадміністрації №3 та №12 з’ясовує прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання громадянина, контактний телефон (якщо такий є), суть питань, з якими громадянин бажає звернутися до відповідного керівника.
За необхідністю, працівником загального відділу райдержадміністрації, який відповідає за роботу із зверненнями громадян підлягає вивченню така інформація:
до яких органів виконавчої влади або місцевого самоврядування попередньо звертався громадянин і які були прийняті рішення;
документи, інші матеріали, що подаються громадянами для обґрунтування своїх заяв (клопотань), скарг або пропозицій (зауважень).
У разі бажання записатися на прийом зі спільним питанням групи громадян вищезазначена інформація у повному обсязі з’ясовується у контактної особи, яку самостійно визначають громадяни. В інших представників групи підлягають з’ясуванню виключно прізвище, ім’я та по батькові.
Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, які не стосуються обставин звернення.
9 У разі необхідності працівники кабінетів райдержадміністрації №3 та №12 надають допомогу громадянину у визначенні посадової особи райдержадміністрації, до якої необхідно записатися на прийом відповідно до специфіки питання, яке порушує громадянин, та компетенції відповідних посадових осіб.
10 Відмовляється у записі на прийом тим громадянам, які бажають звернутися до керівництва райдержадміністрації з питанням, розгляд якого було попередньо припинено райдержадміністрацією відповідно до ст.8 Закону України «Про звернення громадян».
11 У разі, якщо прийом відповідною посадовою особою райдержадміністрації не може відбутися за графіком через поважні причини, працівники кабінетів райдержадміністрації №3 та №12 інформують про це відповідального працівника загального відділу апарату райдержадміністрації, але не пізніше ніж за один робочий день до дня проведення прийому за графіком та оперативно сповіщають громадян, яких було записано на цей прийом, про його перенесення (відміну).
12 У разі відсутності відповідної посадової особи райдержадміністрації прийом може проводити інша посадова особа, яка заміщує відповідну посадову особу райдержадміністрації.
13 При проведенні прийомів поза графіком черговість попереднього запису до відповідної посадової особи райдержадміністрації зберігається з урахуванням громадян, які були попередньо записані на прийом, що не відбувся через поважні причини.
У разі проведення прийому посадовою особою райдержадміністрації поза графіком відповідальні працівники кабінетів райдержадміністрації №3 та №12 оперативно запрошують громадян на прийом згідно із черговістю попереднього запису.
14 Працівники кабінетів райдержадміністрації №3 та №12 готують списки громадян, що записалися на прийом до відповідної посадової особи та не пізніше, ніж за дві години до прийому інформують своїх керівників.
15 Відповідно до списків попереднього запису на прийом відповідальний працівник загального відділу апарату райдержадміністрації оформляє та друкує реєстраційно-контрольні картки (картки звернень громадян) підсистеми «Звернення громадян» електронної автоматизованої системи документообігу «Optima WorkFlow», готує добірку матеріалів з питань, що розглядатимуться на прийомі (попередні звернення до райдержадміністрації у разі їх наявності, матеріали щодо результатів їх розгляду).
16 Під час підготовки до прийому відповідальний працівник загального відділу апарату райдержадміністрації згідно з даними попереднього запису вивчає питання, з яких громадяни бажають звернутися на особистому прийомі до керівництва райдержадміністрації, за необхідністю залучає до попереднього вивчення вказаних питань відповідні структурні підрозділи райдержадміністрації в межах їх повноважень.
17 Відповідальний працівник загального відділу апарату райдержадміністрації безпосередньо перед початком прийому надає працівникам кабінетів райдержадміністрації №3 та №12 матеріали відповідних звернень, наданих заявниками.
18 Під час проведення прийому посадова особа, яка його здійснює, для забезпечення кваліфікованого вивчення поставлених відвідувачем питань за необхідністю залучає до участі в прийомі працівників відповідних структурних підрозділів райдержадміністрації або перед прийомом запитує від них потрібну інформацію у письмовому вигляді.
19 Прийоми голови райдержадміністрації проводяться за участю представника загального відділу та юридичного відділу апарату райдержадміністрації.
20 Під час проведення прийому громадян у заявника можуть бути витребувані документи, що засвідчують його особу або наявність повноважень на представництво інтересів іншої особи (групи осіб). Відсутність такого документа, згідно з вимогами статті 5 Закону України «Про звернення громадян», може бути підставою для відмови у прийомі.
21 Присутність під час спілкування посадової особи райдержадміністрації із заявником сторонніх осіб, що не запрошувалися та не мають відношення до розгляду питань згідно з попереднім записом, не допускається.
22 Відповідальний працівник загального відділу апарату райдержадміністрації бере участь у проведенні прийомів громадян головою райдержадміністрації та здійснюють записи щодо уточненої суті питань, зміст наданого доручення головою райдержадміністрації та вносить дані у реєстраційно-контрольні картки (картках звернень громадян) підсистеми «Звернення громадян» електронної автоматизованої системи документообігу «Optima WorkFlow».
23 Перший заступник голови, заступники голови, керівник апарату райдержадміністрації самостійно здійснюють записи у реєстраційно-контрольних картках (картках звернень громадян), а відповідальний працівник загального відділу апарату райдержадміністрації вносить дані у підсистему «Звернення громадян» електронної автоматизованої системи документообігу «Optima WorkFlow».
Після закінчення прийому перший заступник голови, заступники голови, керівник апарату райдержадміністрації, в день його проведення, передають всі опрацьовані матеріали за результатами прийому, в тому числі реєстраційно-контрольні картки з резолюціями та підписами відповідної посадової особи, що проводила прийом, до загального відділу апарату райдержадміністрації.

24 У разі, якщо порушене громадянином питання неможливо вирішити безпосередньо у ході прийому через складність і необхідність додаткового вивчення, заявникові рекомендується написати заяву та викласти зміст питання в письмовому вигляді. Подані громадянами на особистому прийомі звернення реєструються, обліковуються та розглядаються відповідно до Порядку розгляду письмових звернень громадян у Кам’янсько-Дніпровській районній державній адміністрації, що затверджено розпорядженням голови райдержадміністрації від 20.09.2011 № 424, яке зареєстровано у Кам’янсько-Дніпровському районному управлінні юстиції у Запорізькій області 06.10.2011р. за №11/313.
25 Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень. Відповідь заявникам та інформація керівництву райдержадміністрації за результатами розгляду звернень, які надійшли на особистому прийомі, надається за підписом керівників структурних підрозділів райдержадміністрації, яким доручено розгляд звернень та до повноважень яких входить вирішення порушених у зверненнях питань.

26 Загальний відділ апарату райдержадміністрації:
- забезпечує, згідно із дорученням керівництва райдержадміністрації, підготовку матеріалів для відправки на розгляд звернень, поданих на прийомі, структурним підрозділам райдержадміністрації, органам місцевого самоврядування та іншим органам, установам, організаціям, до повноважень яких належить вирішення питань і прийняття в зв’язку з цим відповідних рішень;
- здійснює оперативний контроль за дотриманням відповідальними виконавцями термінів розгляду звернень, що згідно з резолюціями керівництва райдержадміністрації потребують подання інформації в райдержадміністрацію.
27 Рішення про зняття звернень з контролю приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль, шляхом накладання резолюції «До справи» на інформації про результати розгляду звернення.
28 Звернення, що були подані на прийомі, після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної картки повертаються до загального відділу апарату райдержадміністрації для централізованого формування справи. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.
29 Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами складає п’ять років. Після закінчення п’ятирічного терміну зберігання документи за пропозиціями, заявами і скаргами знищуються у порядку, встановленому чинним законодавством.

Заступник керівника апарату, начальник відділу організаційної роботи апарату райдержадміністрації

Я.І.Гріга

ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови
районної державної адміністрації
13.10.2011 № 466 ________

Зареєстровано в Кам’янсько-Дніпровському
районному управлінні юстиції
05 грудня 2011р. за № 14/316

ПОРЯДОК
проведення особистих виїзних прийомів громадян керівництвом Кам’янсько-Дніпровської районної державної адміністрації
1 Організація виїзних особистих прийомів громадян (далі – виїзний прийом) керівництвом Кам’янсько-Дніпровської районної державної адміністрації (далі – райдержадміністрація) здійснюється відповідно до Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування».
2 Виїзні прийоми проводяться головою райдержадміністрації, першим заступником та заступниками голови, керівником апарату райдержадміністрації, на територіях району за місцем проживання громадян, з питань, які належать до повноважень райдержадміністрації.
3 Виїзні прийоми проводяться не рідше двох разів на місяць згідно із графіком, який розробляється загальним відділом апарату райдержадміністрації та затверджується головою райдержадміністрації до 25 числа кожного місяця.
4 Під час виїзних прийомів розгляд звернень Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», проводиться першочергово.
5 Після затвердження головою райдержадміністрації графік виїзних прийомів направляється: першому заступнику, заступникам голови, керівнику апарату райдержадміністрації - для виконання;
органам місцевого самоврядування району - для проведення роботи щодо організації виїзного прийому.
6 Загальному відділу апарату райдержадміністрації проводити підготовку виїзних прийомів, облік та контроль за розглядом звернень.
7 Графік виїзних прийомів доводиться до відома громадян шляхом оприлюднення на веб-порталі райдержадміністрації, в районній газеті «Новини дня», КП „Радіо-Кам’янка” Кам’янсько-Дніпровської районної ради та розміщується на стенді, який розташований на I поверсі приміщення райдержадміністрації.
Загальний відділ апарату райдержадміністрації відповідає за оновлення графіку прийомів на стенді та своєчасне подання інформації для розміщення відповідно на веб-порталі райдержадміністрації, на сторінках районної газети «Новини дня» та КП „Радіо-Кам’янка” Кам’янсько-Дніпровської районної ради.
8 Виконавчі комітети органів місцевого самоврядування (за їх згодою), на підпорядкованій території яких заплановано проведення виїзного прийому, сприяють їх проведенню:
доводять до відома населення району інформацію щодо днів та часу прийому;
організовують попередній запис громадян на прийом;
не пізніше 14 години дня, що передує дню проведення прийому направляють до райдержадміністрації список громадян, які попередньо записані на виїзний прийом, та тематику питань, що порушуються;
виділяють приміщення та створюють відповідні умови для проведення прийому;
під час проведення прийому заповнюють зі слів заявника картку звернень громадян та, у разі надання, приймають від нього письмову заяву.
9 Відповідальний працівник загального відділу апарату райдержадміністрації відстежує процес підготовки виїзного прийому.
10 Керівництво райдержадміністрації на наступний після виїзного прийому робочий день передають всі опрацьовані матеріали та реєстраційно-контрольні картки з резолюціями та підписами до загального відділу апарату райдержадміністрації.
11 У разі, якщо виїзний прийом відповідної посадової особи райдержадміністрації не може відбутися за графіком через поважні причини, вони інформують про це загальний відділ апарату райдержадміністрації, але не пізніше ніж за один робочий день до дня проведення прийому за графіком. Загальний відділ апарату райдержадміністрації оперативно інформує про перенесення (відміну) прийому працівників виконавчих комітетів органів місцевого самоврядування для оперативного сповіщення громадян, яких було записано на цей виїзний прийом.
12 Загальний відділ апарату райдержадміністрації:
здійснює реєстрацію звернень, одержаних на виїзному прийомі, контроль за дотриманням термінів їх розгляду та наданням відповідей заявникам;
здійснює систематичний аналіз звернень громадян, поданих на особистих виїзних прийомах, готує аналітичні матеріали (за потребою) про стан цієї роботи в райдержадміністрації.
13 Подані громадянами на виїзному прийомі звернення реєструються, обліковуються та розглядаються відповідно до Порядку розгляду письмових звернень громадян у Кам’янсько-Дніпровській районній державній адміністрації, що затверджено розпорядженням голови райдержадміністрації від 20.09.2011 № 424, яке зареєстровано у Кам’янсько-Дніпровському районному управлінні юстиції у Запорізькій області 06.10.2011р. за №11/313.
14 Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень.

15 Відповідь заявникам та інформація керівництву райдержадміністрації за результатами розгляду звернень, що надійшли на виїзному прийомі, надається за підписом керівників структурних підрозділів райдержадміністрації, яким доручено розгляд звернень та до повноважень яких входить вирішення порушених у зверненнях питань.
16 Рішення про зняття з контролю звернень, які були отримані на виїзному прийомі, приймає посадова особа, яка його проводила, шляхом накладання резолюції «До справи» на інформації про результати розгляду звернення.
17 Звернення, що були подані на виїзному прийомі, після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної картки повертаються до загального відділу апарату райдержадміністрації для централізованого формування справи. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.
18 Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами складає п’ять років. Після закінчення п’ятирічного терміну зберігання документи за пропозиціями, заявами і скаргами знищуються у порядку, встановленому чинним законодавством.
Заступник керівника апарату, начальник відділу організаційної роботи апарату райдержадміністрації

Я.І.Гріга